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Politique d’Inova sur la protection des renseignements personnels

L’objectif de notre Politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») est d’assurer la protection des renseignements personnels concernant les clients d’Inova. Cela inclut les renseignements conservés par Inova et les renseignements qui sont communiqués à des tiers dans le contexte de nos activités commerciales.

 

Types de renseignements personnels

Inova peut recueillir des renseignements personnels aux fins associées au Premier principe énoncé dans la présente Politique, ce qui inclut l’adresse d’une personne, son numéro de téléphone, sa date de naissance, sa situation familiale, son état matrimonial, son emploi, ses dossiers médicaux et de santé, ses actifs et passifs, son revenu, sa cote de crédit, ses dossiers de crédit et de paiement, ses antécédents en matière d’assurance (y compris les réclamations), son dossier de conducteur, son numéro de police et le numéro d’identification de son véhicule.

Lorsque nous vous fournissons des services au téléphone, nous enregistrons et contrôlons habituellement chaque conversation pour les raisons suivantes :

  • pour confirmer votre identité;
  • pour assurer la qualité de la prestation de nos services;
  • pour aider à la formation du personnel;
  • pour créer et tenir un dossier sur les renseignements que vous fournissez.

Nous ferons tous les efforts raisonnables pour nous assurer que tous les renseignements personnels que nous recueillons et conservons sont aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins précitées. Pour ce faire, nous aurons surtout besoin que vous ne nous fournissiez des renseignements exacts et que vous nous informiez de tout changement tel que la modification de vos coordonnées. Vous avez le droit de consulter et de vérifier les renseignements personnels que nous conservons dans nos dossiers et de demander que tout renseignement inexact, le cas échéant, soit corrigé.

 

Marketing

Aux termes de la législation en vigueur, nous vous demanderons de consentir expressément, en tant que notre client, à ce que nous vous envoyions des messages électroniques. Si vous ne voulez plus recevoir de notre part du matériel promotionnel, vous pourrez utiliser le lien de désinscription inclus dans tous nos messages électroniques. La désinscription ne s’étend pas aux communications que vous avez expressément accepté de recevoir à titre individuel ou aux messages de suivi associés à la satisfaction de vos besoins en matière d’assurance.

 

LES DIX PRINCIPES

Inova se conforment aux principes suivants.

 

Premier principe : responsabilisation

La société Inova est responsable de tous les renseignements personnels dont elle a le contrôle, qu’ils aient été fournis par vous ou par une tierce partie ou que nous les ayons fournis à une tierce partie. Nous avons mis en place des politiques et procédures internes visant à assurer le respect de notre politique, et nous avons désigné un agent de la protection des renseignements, qui a pour responsabilité de veiller à ce que nous nous conformions à la législation sur la protection des renseignements personnels.

Écrivez-nous par courriel pour communiquer avec notre équipe concernant vos questions ou préoccupations particulières en matière de protection des renseignements personnels.

 

Deuxième principe : objectifs

Inova informe les personnes concernées sur les fins auxquelles elle recueille des renseignements personnels, au moment ou avant de les recueillir.

Les sources auprès desquelles Inova recueille des renseignements incluent, sans s’y limiter, des organismes gouvernementaux, des assureurs, d’autres organismes qui produisent des rapports ou communiquent des données en matière d’assurance, des bureaux de crédit et vous-même, cela aux fins suivantes :

  • Évaluer votre demande d’assurance, y compris en vue d’émettre votre police d’assurance;
  • Communiquer avec vous aux fins du service à la clientèle et assurer la bonne gestion de notre relation avec vous;
  • Répondre à vos demandes de renseignements;
  • Tenir à jour nos dossiers;
  • Évaluer les réclamations, faire enquête sur celles-ci et les régler;
  • Détecter et prévenir les fraudes;
  • Vous fournir d’autres produits d’assurance, services et informations connexes ou documents de promotion d’Inova en vue de répondre à vos besoins;
  • Analyser les résultats opérationnels;
  • Former les employés et faire une surveillance aux fins d’assurance de la qualité;
  • Respecter les exigences législatives et réglementaires.

Si Inova a besoin à votre sujet de renseignements personnels autres que les renseignements précités, nous demanderons votre autorisation avant de les utiliser. Là où la loi le permet, nous pourrons demander votre consentement pour recueillir et utiliser les renseignements sur votre solvabilité en vue de vous offrir un rabais.

 

Troisième principe : consentement

Inova doit vous informer et obtenir votre consentement pour pouvoir recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à votre sujet, sauf dans les circonstances où le consentement n’est pas requis.

Quand nous émettons une police d’assurance, il est entendu qu’en donnant votre consentement, vous confirmez avoir obtenu le consentement de toutes les personnes nommées dans votre police d’assurance en vue de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels les concernant, aux fins énoncées ci-dessus.

Vous pouvez fournir à Inova votre consentement exprès (de vive voix ou par écrit) en vue de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels à votre sujet, ou vous pouvez donner un consentement tacite par vos actions. Un client donne un consentement exprès quand il acquiert ou accepte un produit ou un service. Un client peut également donner un consentement exprès par ses actions (par exemple en cliquant sur un bouton d’acceptation à un écran d’ordinateur ou en fournissant son numéro de permis de conduire). Lorsque le consentement verbal est fourni, Inova et/ou ses intermédiaires documentent et/ou enregistrent la conversation pour pouvoir s’y référer en cas de besoin.

Vous donnez également votre consentement lorsque vous recevez votre police d’assurance et que vous ne nous avisez pas que vous désirez vous soustraire à une partie ou à la totalité de ses dispositions.

Un consentement tacite sera supposé à partir de la relation entre Inova et ses partenaires ou de la nature des rapports entre les parties. Par exemple, il est raisonnable de conclure qu’il y a consentement tacite à la divulgation de vos renseignements personnels à l’assureur pour qu’il puisse répondre à vos besoins en matière d’assurance lorsque vous fournissez des renseignements personnels à Inova en vue d’obtenir une assurance.

De plus, lorsque vous apportez des modifications à votre police ou lors du renouvellement automatique de votre police, vous acceptez que tout consentement donné auparavant concernant votre police restera en vigueur.

Un consentement peut être donné par vous-même ou par un représentant autorisé. Inova vérifiera l’autorisation, par exemple en demandant l’identification du représentant ou le motif de la représentation.

La connaissance et le consentement ne sont pas requis aux termes de la loi aux fins de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels dans les circonstances telles les suivantes : communication exigée par subpoena, mandat de perquisition, ordonnance d’un tribunal, renseignements personnels accessibles au public, détection et prévention des fraudes et communication exigée par la loi.

Retrait du consentement par notification écrite. Sous réserve des restrictions contractuelles et d’un préavis raisonnable, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels en écrivant à l’agent de la protection des renseignements personnels d’Inova. Vous pouvez également vous soustraire à la réception de certaines communications que nous pouvons envoyer concernant d’autres produits et services. Cependant, le fait de retirer votre consentement pourrait avoir des répercussions sur notre capacité de répondre à vos besoins en matière d’assurance.

 

Quatrième principe : Limites de la collecte de renseignements

Inova recueillera uniquement les renseignements personnels requis aux fins énoncées ci-dessus. Nous nous limiterons à recueillir les renseignements dont nous avons besoin pour faire affaire avec vous, et nous le ferons de manière ouverte et équitable et dans le respect de la loi.

 

Cinquième principe : limites de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Inova n’utilisera pas ou ne divulguera pas de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf dans les cas où nous aurons obtenu le consentement de la personne concernée ou dans les circonstances où la loi l’exige. Inova conservera les renseignements personnels uniquement pour les fins décrites plus haut.

Dans les cas où les renseignements personnels ont été obtenus dans le cadre du processus de demande de soumission à deux clics d’Inova (pour lequel le client a donné un consentement uniquement afin d’obtenir une soumission d’assurance), Inova ne conservera pas de copie des renseignements personnels obtenus.

Vous pouvez divulguer vos renseignements personnels à des tierces parties, lesquels seront assujettis à la législation en vigueur en matière de protection des renseignements personnels. Seules les sociétés ou les personnes détenant une autorisation du fait qu’elles ont besoin de s’acquitter de fonctions associées aux fins décrites en rapport avec le Deuxième principe peuvent se voir divulguer des renseignements personnels.

En outre, si Inova prend part à une transaction commerciale comme un achat, une vente ou une fusion, vos renseignements personnels pourraient devoir être communiqués aux tierces parties concernées pour permettre la réalisation de la transaction.

Les périodes de conservation des renseignements personnels concordent avec les politiques des partenaires commerciaux d’Inova en matière de conservation de renseignements. Ces politiques sont conformes aux exigences de la législation provinciale et fédérale. Vos renseignements personnels ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire pour permettre à Inova de vous fournir des services (ou pour satisfaire aux exigences de la loi).

 

Sixième principe : Exactitude

Inova s’assurera que les renseignements personnels sont exacts et complets pour les fins auxquelles ils sont utilisés et afin d’éviter que des décisions erronées soient prises à votre endroit. Si elle a des doutes au sujet de l’exactitude des renseignements, Inova pourra communiquer avec vous pour les vérifier et/ou les modifier.

 

Septième principe : Mesures de protection

Inova a mis en place des mesures de protection appropriées compte tenu du caractère délicat des renseignements qu’elle détient, de façon à empêcher l’accès non autorisé à ces renseignements. De manière générale, Inova s’assure que les renseignements personnels ne sont pas laissés sans surveillance, que l’on y a accès uniquement lorsque des besoins commerciaux légitimes le justifient, qu’ils ne sont pas copiés, modifiés ou détruits sans consentement, qu’ils sont consultés uniquement par les personnes autorisées, qu’ils sont envoyés aux tierces parties par des moyens sécuritaires et qu’ils sont conservés en lieu sûr.

Lorsqu’ils reçoivent des renseignements personnels de tierces parties, les employés et entrepreneurs d’Inova se conforment aux principes énoncés dans la présente politique. Tout renseignement personnel qui n’est plus requis aux fins prévues à l’origine et qui a été conservé pendant la période minimale requise sera détruit, effacé, rendu anonyme ou archivé par des moyens sécuritaires.

 

Huitième principe : Transparence

Sur demande écrite, Inova fournira des explications sur sa politique et sur la gestion de son processus de traitement des plaintes. Les demandes de renseignements de cette nature seront acheminées à notre agent de la protection des renseignements personnels.

 

Neuvième principe : Accès

Sur demande écrite des personnes concernées, et sous réserve des limites que peut imposer la loi, Inova fournira des explications concernant la façon dont elle a utilisé et divulgué les renseignements personnels concernant ces personnes. Les demandes d’information de cette nature seront acheminées à notre agent de la protection des renseignements personnels par écrit, par voie de courriel, de fax ou de lettre. Nous répondons à ces demandes dans les trente  (30) jours. Si une prolongation est requise, Inova fournira à l’intérieur du délai initial de trente (30) jours un avis précisant les motifs de la prolongation. Avant de répondre par écrit, Inova vérifiera si la personne qui fait la demande est bien la personne concernée, et la correspondance sera envoyée à l’adresse que nous avons au dossier. Inova fournira de l’aide aux personnes qui en ont besoin pour préparer une telle demande. Si une demande de divulgation est refusée, Inova expliquera les raisons du refus. Les motifs de non-divulgation peuvent inclure, sans s’y limiter, les coûts prohibitifs et les contentieux juridiques. Nous pourrions vous imposer des frais pour accéder à vos renseignements personnels, mais uniquement après vous avoir informé du coût approximatif.

Toutes les modifications découlant de ce processus seront consignées officiellement.

 

Méthodes utilisées pour communiquer et détruire les renseignements vous concernant

En règle générale, la communication des renseignements vous concernant sera limitée aux parties qui en ont besoin ou qui ont le droit de les consulter. Les renseignements à votre sujet pourront être fournis ou rendus accessibles (a) à nos employés, mandataires et représentants qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions (b) à nos sociétés affiliées (pour répondre à des questions ou préoccupations que vous pourriez avoir concernant nos produits et services ou aux fins d’autres demandes de renseignements ou enquêtes) (c) aux fournisseurs de services qui en ont besoin pour s’acquitter des fonctions associées à leurs obligations à notre endroit, (d) à toute personne ou tout organisme à qui vous avez donné votre consentement, (e) à quiconque est autrement autorisé en vertu de la loi à les consulter.

Dans les cas où vos renseignements personnels sont fournis à des organismes se trouvant dans d’autres territoires de compétence ou provinces au Canada, ce sont les lois desdits territoires de compétence ou provinces qui s’appliqueront.

Au moment de détruire des renseignements personnels vous concernant, nous prendrons les mesures de protection voulues pour empêcher l’accès non autorisé pendant la procédure de destruction.

 

Information que nous obtenons de tierces parties

Dans la prestation de nos services, nous obtenons des renseignements de tierces parties. Celles-ci pourront inclure, sans s’y limiter, des courtiers ou agents d’assurances, des experts en sinistres et des agences d'évaluation du crédit. À cette fin, nous obtenons votre consentement (ou nous nous assurons que les renseignements personnels ont été recueillis dans le respect de la loi et qu’ils peuvent nous être communiqués). Ces renseignements peuvent inclure, sans s’y limiter, le dossier de conducteur, l’historique des réclamations, l’information sur la solvabilité et les rapports sur les accidents.

 

Pour communiquer avec nous

Si vous avez des questions ou si ces utilisations prévues ne sont pas raisonnablement évidentes à la lumière des circonstances dans lesquelles les renseignements personnels sont recueillis, vous pouvez limiter ou empêcher l’utilisation ou la divulgation desdits renseignements en nous envoyant une demande écrite, à l’attention de :

 

Agent de la protection des renseignements personnels d’Inova

3100 Boulevard Le Carrefour, Local 560

Laval, Qc 

H7T 2K7

Télécopieur : 1-855-526-5236

privacy@inovainc.ca

 

Date d’affichage de la politique : mars 2017. Inova se réserve le droit de modifier sa politique de temps à autre. Toute modification prendra effet 10 jours après sa parution sur le présent site Web.